Personal im österreichischen Gastronomiebetrieb organisieren

Organisieren Sie Ihr Personal in der Gastronomie entlang von vier Aufgaben: Einstellung, Einsatzplanung, Arbeitszeitaufzeichnung und Abrechnung. Vor dem ersten Arbeitseinsatz müssen Sie die Anmeldung bei der ÖGK sowie die Beschäftigungsbedingungen verbindlich klären. Der Dienstplan legt die vorgesehenen Schichten fest, während die Arbeitszeitaufzeichnung die tatsächlich geleisteten Stunden dokumentiert. Die Personalverrechnung übernimmt die monatliche Abrechnung und benötigt dafür lückenlose Informationen aus Ihrem Lokal.

Quellen- und Prüfhinweis: Die Angaben auf dieser Seite beziehen sich auf den Rechtsstand für 2026 ohne bestätigtes Prüfdatum. Prüfen Sie vor konkreten betrieblichen Entscheidungen stets die aktuellen Fassungen und lassen Sie Einzelfragen fachlich klären. Diese Seite bietet praktische Orientierung für Ihr Lokal, ersetzt jedoch keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Vor der ersten Einstellung: Anmeldung und Beschäftigungsbedingungen

Pflicht: Melden Sie jede neu beschäftigte Person vor dem ersten Arbeitsantritt bei der Österreichischen Gesundheitskasse an. Erledigen Sie diese Anmeldung zwingend vor Beginn der ersten Arbeitsschicht in Ihrer Betriebsanlage.

Klären Sie vorab, welcher Kollektivvertrag anzuwenden ist und welche konkreten Aufgaben im Lokal anfallen. Diese Einstufung bildet die rechtliche Basis für das vereinbarte Entgelt und die laufende Personalverrechnung.

Pflicht: Händigen Sie nach Beginn des Arbeitsverhältnisses unverzüglich einen Dienstzettel aus, falls kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt. Dies gilt für jede Beschäftigung unabhängig von deren Dauer, da die frühere Ausnahme für Monatsfristen im März 2024 entfiel.

Empfehlung: Halten Sie alle Vereinbarungen in einem schriftlichen Arbeitsvertrag fest, um spätere Missverständnisse im Betrieb zu vermeiden. Ein Arbeitsvertrag schafft Rechtssicherheit und bietet bei Streitigkeiten eine stärkere Beweisgrundlage als ein einfacher Dienstzettel. Lassen Sie juristisch unklare Vertragsbedingungen vor der Unterzeichnung durch eine fachkundige Stelle prüfen.

Befristete Dienstverhältnisse dürfen Sie nicht ohne sachliche Begründung mehrfach hintereinander verlängern, um unzulässige Kettenverträge zu vermeiden. Prüfen Sie geplante Verlängerungen daher vorausschauend vor Fristende gemeinsam mit Ihrer zuständigen Personalverrechnung.

Den einschlägigen Kollektivvertrag finden

Der Kollektivvertrag für das Hotel- und Gastgewerbe regelt verbindliche Mindestentgelte, Arbeitszeitgrenzen sowie Sonderbestimmungen für die Branche. Die Wirtschaftskammer veröffentlicht den Vertragstext sowie aktuelle Abschlüsse, die im Quellenverzeichnis am Ende aufgeführt sind.

Welche Geltungsbereiche und Lohngruppen für Ihren Betrieb zutreffen, erklärt die Übersicht zum Kollektivvertrag Gastronomie 2026. Nutzen Sie diese Orientierung, bevor Sie die individuellen Beschäftigungsbedingungen mit Ihrer externen Abrechnungsstelle abstimmen.

Ab 1. Oktober 2026 steigen die kollektivvertraglichen Mindestentgelte um durchschnittlich rund drei Prozent im Gastgewerbe. Dieser Durchschnittswert ersetzt jedoch keinesfalls die verbindliche Prüfung der konkreten Lohnstufe für die jeweilige Tätigkeit.

Für aufrechte Dienstverhältnisse am 1. Oktober 2026 ist eine einmalige Brutto-Prämie von bis zu 275 Euro vorgesehen. Für Lehrlinge beträgt dieser Betrag 175 Euro und wird spätestens bis zum 31. Dezember 2026 fällig. Lassen Sie Anspruchsvoraussetzungen und steuerliche Einstufung für Ihren Betrieb anhand der Kollektivvertragsregelung fachlich abklären.

Dienstplan und Arbeitszeitaufzeichnung auseinanderhalten

Pflicht: Hängen Sie den Dienstplan spätestens zwei Wochen vor Beginn der jeweiligen Arbeitsperiode gut sichtbar im Lokal aus. Die Einteilung dient der verbindlichen Vorschau auf Schichten und sichert die gesetzlich vorgeschriebene Vorlaufzeit für Beschäftigte.

Pflicht: Dokumentieren Sie für jede Arbeitskraft den tatsächlichen Arbeitsbeginn, das jeweilige Schichtende und sämtliche Ruhepausen. Diese Aufzeichnung erfasst die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und unterscheidet sich grundlegend von der vorab erstellten Dienstplanung.

Der Dienstplan ersetzt keine Arbeitszeitaufzeichnung, selbst wenn die Schichten exakt den vorab geplanten Arbeitszeiten entsprechen. Verschieben sich Einsätze oder verändern sich Pausenzeiten, muss das Protokoll stets den tatsächlichen Verlauf widerspiegeln.

Pflicht: Als Betriebsführung tragen Sie die rechtliche Verantwortung, selbst wenn Beschäftigte ihre Arbeitszeiten selbst eintragen. Mangelhafte oder fehlende Zeitnachweise sind verwaltungsstrafrechtlich relevant und werden von Arbeitsinspektorat sowie Finanzbehörden kontrolliert.

Die gesetzlichen Höchstgrenzen liegen bei 12 Stunden täglich und 60 Stunden pro Arbeitswoche im österreichischen Gastgewerbe. Diese Höchstgrenzen dürfen nicht als Regelfall eingeplant werden, da kollektivvertragliche Durchrechnungszeiträume und Ruhezeiten zwingend einzuhalten sind.

Aufgabenwegweiser vom Arbeitsantritt bis zur Abrechnung

Trennen Sie die betriebliche Organisation im Lokal von der fachlichen Abrechnung in der externen Personalverrechnung. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Pflichten und empfohlenen Schritte chronologisch für Sie zusammen.

Quellen: 1, 2, 3, 9, 12 und 14. Prüfdatum: nicht angegeben.

Eine monatliche Gegenzeichnung der Stundenaufzeichnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, verhindert im Alltag aber spätere Streitigkeiten. Entscheidend für Behördenkontrollen bleibt allein, dass alle geleisteten Arbeitsstunden vollständig und wahrheitsgemäß dokumentiert sind.

Freiwillige Option: Sie dürfen die Zeiterfassung an Ihre Beschäftigten übertragen und feste Kontrollroutinen im Betrieb vereinbaren. Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen verbleibt jedoch vollumfänglich bei der Betriebsführung.

Trinkgeldfragen für die Personalverrechnung vorbereiten

Seit 1. Jänner 2026 gelten bundesweit einheitliche Trinkgeldpauschalen für die Berechnung der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge im Gastgewerbe. Freiwillige Trinkgelder, die Gäste direkt an das Servicepersonal übergeben, bleiben unter den gesetzlichen Voraussetzungen einkommensteuerfrei.

Pflicht: Gastronomiebetriebe müssen seit 2026 transparent darlegen, nach welchem Verteilschlüssel eingenommene Trinkgelder an das Team fließen. Zusätzlich besitzen Beschäftigte ein gesetzliches Auskunftsrecht über bargeldlose Trinkgeldbeträge, die Gäste über die Kassa bezahlt haben.

Übermitteln Sie Ihrer Personalverrechnung verlässliche Unterlagen über das gewählte Verteilungsmodell sowie betriebliche Besonderheiten bei Trinkgeldern. Während Sie die Verteilung im Lokal steuern, berechnet die Abrechnungsstelle die Sozialversicherungsbeiträge auf Basis der Pauschale.

Option unter Voraussetzungen: Liegen die Trinkgelder nachweislich unter der Hälfte des Pauschalwerts, ist ein Opting-out aus der Pauschale denkbar. Wenden Sie diese Ausnahme keinesfalls eigenmächtig an, sondern lassen Sie Nachweispflichten vorab von einer Steuerberatung prüfen.

Die Infoseite zur Einordnung der Trinkgeldpauschale erläutert die Kriterien der Pauschalierung sowie mögliche Ausnahmeregelungen im Detail. Konkrete Eurobeträge für einzelne Bundesländer fehlen hier, da hierfür noch keine vollständige bundesweite Wertetabelle vorliegt.

Verpflichtende Servicezuschläge auf Rechnungen stellen voll steuerpflichtige Einnahmen des Betriebs dar und gelten nicht als steuerfreies Trinkgeld. Klären Sie die umsatzsteuerliche und beitragsrechtliche Behandlung solcher Zuschläge im Vorfeld gesondert mit Ihrer Personalverrechnung.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung