Dienstplan-Apps und Software für kleine Gastronomiebetriebe vergleichen

Eine Dienstplan-App lohnt sich vor allem bei häufigen Änderungen, Schichttausch und wechselnden Beschäftigten im Lokal. Wählen Sie ein Programm passend zur Teamgröße, zur Zeiterfassung und zu einem brauchbaren Lohnexport aus. Achten Sie auf die tatsächlichen Gesamtkosten inklusive Grundgebühr, Mindestgebühr und möglicher Zusatzmodule. Fordern Sie dafür immer ein schriftliches Angebot für Ihren konkreten Betrieb an.

Was Sie wirklich brauchen

Für ein kleines Café oder einen Imbiss reicht meist ein übersichtlicher Dienstplan mit einfacher Abwesenheitsverwaltung. Beschäftigte sollten Änderungen direkt am Smartphone sehen und Wünsche zum Schichttausch eintragen können. Eine komplexe Personalverwaltung mit vielen Sonderfunktionen ist für kleine Teams meistens überflüssig.

Ein Restaurant mit mehreren Arbeitsbereichen benötigt eine getrennte Einteilung für Küche, Schank und Service. Empfehlung: Prüfen Sie abgestufte Zugriffsrechte sowie eine gemeinsame Übersicht über geplante und tatsächlich geleistete Arbeitsstunden. Praktische Grundlagen für die Einteilung Ihres Teams finden Sie im Ratgeber zur Personalorganisation im Gastronomiebetrieb.

Für eine Hütte oder einen Food-Truck zählt vor allem die Bedienung bei schwankender Internetverbindung. Lassen Sie sich vor dem Kauf vorführen, welche Funktionen ohne Netzverbindung verfügbar bleiben. Viele browserbasierte Programme setzen eine dauerhafte Internetverbindung voraus und speichern Daten offline nur eingeschränkt.

Saisonbetriebe im Gastgewerbe sollten Durchrechnungszeiträume und schwankende Beschäftigtenzahlen im Betrieb genau prüfen. Ein Durchrechnungszeitraum bezeichnet die festgelegte Zeitspanne, über die Normalarbeitszeit und Überstunden nach Kollektivvertrag abgerechnet werden. Empfehlung: Stimmen Sie die Einstellungen für Arbeitszeitkonten vorab verbindlich mit Ihrer Lohnverrechnung ab.

Wann lohnt sich eine Dienstplan-App gegenüber Excel?

Eine Dienstplan-App lohnt sich, wenn mehrere Personen Schichten planen oder veraltete Ausdrucke im Lokal kursieren. Freigegebene Änderungen müssen verlässlich beim Personal ankommen, damit Diensttausche nachvollziehbar dokumentiert bleiben. Eine pauschale Betriebsgröße als feste Wirtschaftlichkeitsgrenze lässt sich aus den Marktdaten nicht ableiten.

Tabellenprogramme wie Excel bleiben eine Option, wenn eine einzelne Person im Lokal den Überblick behält. Spezialisierte Programme können geplante Sollstunden und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten automatisch in einer Übersicht zusammenführen. Prüfen Sie diese Verknüpfung im Vorfeld direkt am System, da einfache Planungswerkzeuge oft getrennt arbeiten.

Wenn Sie vorerst mit einer Tabelle arbeiten, unterstützt Sie die Dienstplan-Vorlage für Gastronomiebetriebe. Dieser Leitfaden behandelt die Auswahl und die Kosten digitaler Lösungen für die Gastronomie.

So setzen sich die Kosten zusammen

Trennen Sie laufende Softwareabos stets von einmaligen Gebühren für Einrichtung und zusätzliche Programmmodule. Achten Sie genau darauf, ob Anbieter Preise je Unternehmen, je Betriebsanlage oder je Standort berechnen. Fragen Sie vorab nach, ob zusätzliche Arbeitsbereiche oder Benutzerkonten für die Geschäftsführung Mehrkosten auslösen.

Bei Monatsgebühren pro Person bestimmt die Definition eines aktiven Teammitglieds den tatsächlichen Rechnungsbetrag. Klären Sie verbindlich, ob bereits ein vergebenes Login oder erst erfasste Arbeitsstunden eine Gebühr auslösen. Lassen Sie sich die Abrechnung von Saisonkräften und ausgeschiedenen Beschäftigten vor dem Abschluss schriftlich bestätigen.

Für die folgenden Anbieter liegen zum Prüfstand 10. Oktober 2026 keine datierten Dienstplanpreise vor. Verlässliche Monatsbeträge müssen Sie deshalb für Ihren Betrieb direkt anfragen.

Quellenzuordnung und Preisprüfung: Stand 10. Oktober 2026. Keine tagesaktuelle Prüfung der Anbieterwebsites.

Welche Zusatzkosten entstehen für Zeiterfassung, Einrichtung und Lohnverrechnungsexporte?

Lassen Sie Zeiterfassung und Schnittstellen getrennt anbieten, selbst wenn beide Funktionen im Basispaket erwähnt werden. Fragen Sie gezielt nach Kosten für Ersteinrichtung, Stammdatenübernahme, Schulungen und die laufende Betreuung der Systeme. Ein einfacher Export von Stundenzetteln unterscheidet sich deutlich von einer direkten Schnittstelle zur Lohnverrechnung.

Empfehlung: Lassen Sie vom Anbieter eine Testdatei mit allen erforderlichen Lohnarten und Zuschlägen erzeugen. Ihre Lohnverrechnung sollte vorab prüfen, ob dieses Dateiformat fehlerfrei in das bestehende Lohnprogramm importiert wird. Wenn ein Anbieter bekannte Programme wie BMD oder Sage nennt, bedeutet das noch keinen fehlerfreien Datenimport.

Rechenbeispiel

Für Dienstplan-Apps fehlen derzeit öffentlich belegte Preise und einheitliche Tarifmodelle der Anbieter. Übertragen Sie bekannte Kassenkosten in den Kassenkosten-Rechner oben, um Ihr Gesamtergebnis zu ermitteln. Nutzen Sie für Dienstplanprogramme ein einheitliches Anfrageraster und trennen Sie laufende von einmaligen Posten.

Das nachstehende Raster veranschaulicht den Kostenaufbau für drei typische Teamgrößen im Gastgewerbe. Übernehmen Sie konkrete Beträge, Mindestgebühren und enthaltene Zusatzmodule aus den individuellen Angeboten der Softwareanbieter.

Prüfstand der Kosten- und Tarifkategorien: 10. Oktober 2026.

Fordern Sie für Saisonbetriebe getrennte Berechnungen für Hauptsaison und Nebensaison an. So erkennen Sie vorab, wie stark weniger aktive Zugänge die monatliche Rechnung reduzieren. Historische Dienstpläne und Zeiterfassungsdaten müssen auch bei ruhenden Konten für behördliche Prüfungen abrufbar bleiben.

Worauf Sie achten sollten

Prüfen Sie Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen, Erreichbarkeit des Supports sowie Datenexporte vor dem ersten Vertragsabschluss. Klären Sie verbindlich ab, welche Konditionen bei späteren Tarifwechseln oder weiteren Standorten gelten. Empfehlung: Halten Sie mündlich zugesagte Funktionen stets schriftlich im Softwarevertrag fest.

Kostenlose Programme bieten oft nur eingeschränkte Funktionen für gewerbliche Gastronomiebetriebe. Prüfen Sie bei Gratisangeboten Benutzerlimits, Datenexporte und Datenschutzvorgaben genauso wie bei kostenpflichtigen Tarifen. Eine automatische Schichtplanung bleibt eine freiwillige Option und erfordert weiterhin eine personelle Kontrolle im Lokal.

Praxistest für Schichttausch und Abwesenheiten

Nutzen Sie diesen Ablauf als Empfehlung für die eigene Systemprüfung im Lokal. Richten Sie für den Probebetrieb separate Testkonten ohne reale Mitarbeiterdaten ein.

• Spielen Sie einen Schichttausch durch und geben Sie die Anfrage über das Leitungskonto frei.
• Kontrollieren Sie nach der Freigabe beide Konten sowie den veröffentlichten Dienstplan auf Unstimmigkeiten.
• Tragen Sie Urlaube ein und prüfen Sie, ob abwesende Teammitglieder bei Schichteinteilungen gesperrt sind.
• Prüfen Sie mit einem Standardzugang, welche Schichten und Kontaktdaten anderer Beschäftigter sichtbar bleiben.
• Erfassen Sie geleistete Arbeitsstunden und vergleichen Sie geplante Sollzeiten mit tatsächlichen Istzeiten im Export.

Pflichten, die mitkommen

Pflicht: Nach § 26 Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig geführt und bei behördlichen Kontrollen sofort vorgelegt werden. Diese gesetzliche Aufzeichnungspflicht gilt für alle Betriebsgrößen sowie uneingeschränkt bei Teilzeit und geringfügig Beschäftigten. Die Dokumentation darf auf Papier, in Tabellen oder per App erfolgen, da keine bestimmte Technologie vorgeschrieben ist.

Ein Dienstplan dokumentiert nur die geplante Arbeitszeit. Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden müssen Sie getrennt davon lückenlos aufzeichnen. Die rechtliche Verantwortung für ordnungsgemäße Aufzeichnungen verbleibt bei der Betriebsleitung, selbst wenn Beschäftigte ihre Zeiten eigenständig eintragen. Das Arbeitsinspektorat kontrolliert die Einhaltung dieser Vorgaben im Gastgewerbe regelmäßig nach den Richtlinien von USP und WKO.

Empfehlung: Prüfen Sie vorab, ob die Software die spezifischen Bestimmungen des Kollektivvertrags für das Gastgewerbe korrekt abbildet. Achten Sie besonders auf die richtige Abrechnung von Nachtarbeitszuschlägen, Feiertagsentgelten und betrieblichen Durchrechnungszeiträumen. Wichtige tarifliche Eckpunkte für Ihre Dienstplanung erläutert der Ratgeber zum Kollektivvertrag Gastronomie. Detaillierte Einzelfragen zu Arbeitszeitmodellen klären Sie mit der zuständigen WKO-Fachgruppe sowie Ihrer Steuerberatung oder Lohnverrechnung.

Pflicht: Bei der Verarbeitung von Dienstplänen und Stundendaten müssen Sie die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Nutzen Sie eine Cloud-Lösung, müssen Sie mit dem Softwareanbieter einen formellen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Empfehlung: Prüfen Sie neben Serverstandorten innerhalb der Europäischen Union auch vertragliche Regelungen zum Einsatz von Subunternehmern.

Beschäftigte im Lokal sollten im System ausschließlich jene Daten einsehen können, die für ihren Arbeitsbereich nötig sind. Dienstpläne mit privaten Telefonnummern oder Adressen dürfen im Gästebereich keinesfalls öffentlich aushängen. Werbeaussagen zur DSGVO-Konformität eines Anbieters entbinden Sie nicht von der Sorgfaltspflicht im eigenen Gastronomiebetrieb.

Rechtliche Angaben und Schwellenwerte entsprechen dem redaktionellen Bearbeitungsstand vom 10. Oktober 2026. Bonleiste bietet als unabhängiges Informationsportal keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung und vertreibt keine eigene Gastro-Software. Es besteht keinerlei Verbindung zu früheren Domainbetreibern oder bestimmten Softwareanbietern auf dem österreichischen Markt.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung