Wenn Sie für ein Kassensystem Gastronomie die Jahreskosten berechnen, vergleichen Sie am besten das erste Betriebsjahr und die Folgejahre getrennt. Erfassen Sie dabei Anschaffungskosten, laufende Fixbeträge und variable Kartengebühren konsequent auf derselben Umsatzsteuerbasis.
Mit einer einheitlichen Vorlage lassen sich Angebote von ready2order, SumUp, helloCash und orderbird direkt miteinander vergleichen.
Rechentabelle: Angebote mit denselben Angaben vergleichen
Tragen Sie zuerst Ihren monatlichen Kartenumsatz, die Zahl der Kartentransaktionen sowie den konkreten Gerätebedarf für Ihr Lokal ein. Diese betrieblichen Annahmen wenden Sie anschließend unverändert auf alle eingeholten Angebote der verschiedenen Kassenanbieter an.
Wichtig: Für ready2order, SumUp, helloCash und orderbird sind hier keine fixen Tarifpreise hinterlegt. Diese Vorlage dient als strukturierte Rechenhilfe und verzichtet bewusst auf eine pauschale Rangliste.
| Eingabe für Ihren Betrieb | Ihr Wert | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Kassenplätze | ___ | Stationäre Plätze getrennt von mobilen Geräten erfassen |
| Mobile Terminals | ___ | Kauf, Miete und Zahlungsfunktion unterscheiden |
| Kartenumsatz pro Monat | ___ € | Nur den Umsatz berücksichtigen, dessen Zahlungsgebühren berechnet werden |
| Kartentransaktionen pro Monat | ___ | Nicht sämtliche Kassenbelege zählen |
| Vorhandene Hardware | ___ | Kompatibilität vor der Kalkulation bestätigen lassen |
| Benötigte Zusatzfunktionen | ___ | Für alle Angebote denselben Funktionsumfang ansetzen |
| Umsatzsteuerbasis | netto / brutto | Sämtliche Eingaben auf dieselbe Basis bringen |
Quelle der Kostenstruktur: Quellen 8, 10 und 19. Prüfstatus: Die Kostenkategorien basieren auf branchenüblichen Gebührenmodellen; ein datiertes Prüfdatum für konkrete Tarife liegt nicht vor.
Legen Sie für jedes Angebot einen genauen Preisstand mit Tarifname, Angebotsdatum, Gültigkeit und der jeweiligen Quelle an. Falls ein schriftliches Gültigkeitsdatum im Angebot fehlt, sollten Sie diesen Preisstand für Ihre Kalkulation als ungeklärt vermerken.
Einmalige und laufende Kosten getrennt erfassen
Einmalige Kosten entstehen meist durch den Hardwarekauf, die Ersteinrichtung und die Aktivierung der gesetzlichen Sicherheitseinrichtung. Laufende Fixkosten fallen regelmäßig für Kassensoftware, Miete von Geräten, Wartungsverträge sowie gebuchte Zusatzmodule im Betrieb an.
Variable Kosten verändern sich mit Ihrem Umsatz und dem Zahlungsverhalten Ihrer Gäste im Lokal. Dazu zählen prozentuale Disagios bei Kartenzahlungen sowie fixe Buchungsgebühren für jede einzelne Transaktion.
| Kostenposition je Angebot | ready2order | SumUp | helloCash | orderbird |
|---|---|---|---|---|
| Preisstand und Quelle | ___ | ___ | ___ | ___ |
| Einmalige Kosten E | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
| Monatliche Fixkosten F | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
| Kartengebühr p in Prozent | ___ % | ___ % | ___ % | ___ % |
| Gebühr t je Kartentransaktion | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
| Sonstige jährliche Kosten J | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
| Erstes Jahr: E + 12 × F + 12 × (U × p / 100 + N × t) + J | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
| Folgejahr: 12 × F + 12 × (U × p / 100 + N × t) + J | ___ € | ___ € | ___ € | ___ € |
In der Formel steht U für den monatlichen Kartenumsatz und N für die Zahl der monatlichen Kartentransaktionen. Tragen Sie unbekannte Gebühren niemals einfach mit null ein, da das Gesamtergebnis sonst rechnerisch verfälscht wird.
Quellen der Kostenarten: Quellen 8, 10 und 18. Prüfstatus: Preise sind individuell nach aktuellem Angebot einzutragen; die Tarife werden nicht automatisiert geprüft.
Kartenumsatz und Transaktionszahl beeinflussen unterschiedliche Gebühren
Ein höherer Kartenumsatz steigert vor allem den prozentualen Gebührenanteil bei den Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters. Viele getätigte Kartentransaktionen treiben dagegen die fixen Abwicklungsgebühren pro Beleg in die Höhe.
Bei identischem Monatsumsatz verursachen zahlreiche Kleinstbeträge im Café meist höhere Spesen als wenige große Rechnungen im Restaurant. Die Formel geht von gleichbleibenden Monatsumsätzen sowie einheitlichen Gebührensätzen für alle akzeptierten Kartentypen aus. Falls Debitkarten und Kreditkarten unterschiedliche Konditionen aufweisen, kalkulieren Sie diese Teilbeträge am besten getrennt.
Praktische Hinweise zur passenden Hardware finden Sie unter Kartenterminal im Lokal: Gebühren und Kassenanbindung.
Umsatzsteuer, Einrichtung und Zusatzmodule ausdrücklich prüfen
Angebote unterscheiden sich häufig darin, ob Mehrwertsteuer, Ersteinrichtung oder zentrale Softwaremodule bereits im Grundpreis enthalten sind. Fordern Sie unklare Positionen vorab schriftlich an, damit Ihr Kostenvergleich verlässliche Zahlen liefert.
Empfehlung: Prüfen Sie laufende Ausgaben für Bonrollen, Netzanbindung, zusätzliche Kassenkräfte, Küchendrucker sowie Notfall-Support am Wochenende. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation nur jene Kostenfaktoren, die für Ihren Betrieb tatsächlich relevant sind.
Freiwillige Option: Vorhandene iPads, Tablets oder Smartphones können Sie oft weiternutzen, sofern die jeweilige Kassensoftware diese unterstützt. Tarife ohne monatliche Grundgebühr bedeuten jedoch keineswegs, dass Anschaffung oder Kartenzahlungen dauerhaft kostenlos bleiben.
Erstes Jahr und Folgejahr richtig lesen
Im ersten Betriebsjahr schlagen einmalige Anschaffungskosten für die Hardware und die Ersteinrichtung besonders stark zu Buche. Das Folgejahr spiegelt die reinen Betriebskosten wider, da die initialen Geräteinvestitionen dann bereits bezahlt sind.
Die Berechnung summiert jeweils zwölf volle Betriebsmonate und nicht zwingend ein normales Kalenderjahr von Jänner bis Dezember. Künftige Ersatzgeräte, Tarifanpassungen oder Erweiterungen der Kassa müssen Sie für spätere Jahre gesondert einplanen.
Ein günstigeres Folgejahr wiegt teure Hardwareanschaffungen unter Umständen erst nach mehreren Geschäftsjahren vollständig auf. Stellen Sie beide Jahressummen nebeneinander und prüfen Sie, ob der gebotene Leistungsumfang den betrieblichen Anforderungen entspricht.
Leistungsunterschiede begrenzen den Preisvergleich
Funktionen wie mobile Bonierung, Gangsteuerung, Tischteilung oder eine Küchenanbindung bestimmen maßgeblich, welchen Tarif Sie buchen müssen. Ein simpler Softwarezugang lässt sich daher preislich nicht direkt mit einem vollwertigen Gastronomiesystem vergleichen.
Empfehlung: Klären Sie vor der Entscheidung für ein System diese praktischen Voraussetzungen:
- Lässt sich Ihre vorhandene Hardware mit der Software des Anbieters zuverlässig nutzen?
- Benötigen Sie separate Bondrucker für die Küche oder die Ausschank an der Schank?
- Braucht Ihr Betrieb einen verlässlichen Offlinemodus, beispielsweise für Gastgärten, Schutzhütten oder Food-Trucks?
- Sind alle benötigten Mitarbeiter-Logins, laufende Software-Updates sowie technischer Support im Tarif inbegriffen?
- Erfüllt das Kassenmodell sämtliche gesetzlichen Vorschriften für den Einsatz in Österreich vollständig?
Pflicht: Jede Registrierkasse in Österreich muss mit einer funktionierenden, zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese technische Vorschrift zur Manipulationssicherheit gilt bereits seit dem 1. April 2017 verbindlich. Eine in Deutschland zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung genügt den österreichischen Bestimmungen keineswegs.
Die gesetzliche Registrierkassenpflicht gilt, sobald Ihr Jahresumsatz 15.000 Euro übersteigt und davon mindestens 7.500 Euro Barumsätze sind. Kartenzahlungen, Gutscheine und mobile Zahlungsdienste gelten im österreichischen Steuerrecht ebenfalls voll als meldepflichtige Barumsätze. Detaillierte Voraussetzungen sowie rechtliche Erleichterungen erläutert der Leitfaden zur Registrierkassenpflicht in Österreich.
Rechtsstand und Prüfstatus: Die rechtlichen Grundlagen stützen sich auf die Quellen 1 und 4; ein konkretes Prüfdatum liegt nicht vor. Holen Sie bei unklaren Umsatzgrenzen für Ihre Betriebsanlage stets fachlichen Rat bei einer Steuerberatung ein. Die hier dargestellten Berechnungen und Hinweise ersetzen keine individuelle Rechtsberatung oder Steuerberatung.
Quellen
- Registrierkassenpflicht für Unternehmen - WKO wko.at
- Registrierkassenpflicht usp.gv.at
- Welche Kosten kommen bei einem Kassensystem auf mich zu? reinisch-kassen.at
- Kartenzahlung: Kosten für Händler:innen 2025 nexi.at
- Kassensystem ohne monatliche Gebühren – Einmal kaufen, dauerhaft nutzen reinisch-kassen.at
- Kassensystem mieten, leasen oder kaufen? So entscheiden Sie sich richtig sumup.com
Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung
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