Mit diesem Registrierkassenpflicht-Check prüfen Sie schnell und verlässlich die gesetzlichen Voraussetzungen für Ihren Betrieb in Österreich. Eine Verpflichtung zur Registrierkasse besteht mit Stand 2026 grundsätzlich dann, wenn Ihr Betrieb beide steuerlichen Grenzwerte zugleich überschreitet. Dafür müssen der gesamte Jahresumsatz 15.000 Euro netto und der darin enthaltene Barumsatz 7.500 Euro netto übersteigen.
Als Auswertung erhalten Sie die Einstufung Pflicht erkennbar, nach Angaben keine Pflicht erkennbar oder Einzelfallprüfung erforderlich. Diese rechnerische Ersteinschätzung ersetzt keine steuerliche Beratung und bestimmt noch keinen verbindlichen Stichtag für die Inbetriebnahme.
Welche Umsätze muss ich eingeben?
Für die Auswertung erfassen Sie Ihren gesamten Jahresumsatz sowie den darin enthaltenen Barumsatz, jeweils ohne die gesetzliche Umsatzsteuer. Da der Barumsatz bereits im Gesamtumsatz enthalten ist, rechnen Sie diesen Betrag keinesfalls noch ein zweites Mal hinzu.
Notieren Sie das betreffende Kalenderjahr und kennzeichnen Sie unvollständige Zahlen für Ihre eigene Planung immer ganz ausdrücklich als vorläufig. Geplante Zahlen vor einer Neugründung stellen noch keine verbindlichen Jahreswerte dar und begründen daher noch keine gesetzliche Kassenpflicht.
Für die Eingabe im Prüfablauf benötigen Sie folgende betriebliche Angaben:
- Gesamtjahresumsatz netto: alle betrieblichen Umsätze des Lokals im jeweiligen Kalenderjahr.
- Barumsatz netto: alle Zahlungen mit Bargeld sowie mit den gleichgestellten unbaren Zahlungsmitteln.
- Betriebsart: Ausrichtung des Betriebs wie etwa Café, Restaurant, Bar, Imbiss, Almhütte oder Food-Truck.
- Betriebskonstellation: einzelnes Lokal, mehrere Filialen oder getrennt geführte Tätigkeiten des Unternehmens.
- Ausnahmestatus: gesetzliche Sonderregeln sind entweder ausgeschlossen, bereits steuerlich geklärt oder derzeit noch offen.
Empfehlung: Gleichen Sie alle ermittelten Beträge vorab mit den vorhandenen Aufzeichnungen Ihrer laufenden Buchhaltung ab. Lassen sich einzelne Einnahmen nicht zweifelsfrei zuordnen, wählen Sie für eine verlässliche Klärung besser eine Einzelfallprüfung.
Wie erfasse ich Kartenumsätze?
Zahlungen mit Bankomatkarte oder Kreditkarte zählen für die Registrierkassenpflicht zu den Barumsätzen, selbst wenn kein Bargeld übergeben wird. Mit Stand 2026 fallen auch Zahlungen über Smartphones, Gutscheine oder Barschecks unter diese gesetzliche Definition des Barumsatzes.
Addieren Sie alle diese unbaren Zahlungsmittel vollständig zu Ihren reinen Bargeldeinnahmen und tragen Sie die Gesamtsumme netto ein. Dass der Rechnungsbetrag erst Tage später auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wird, ändert an dieser steuerlichen Einordnung nichts.
Ausschlaggebend für die Zählung ist allein die gewählte Zahlungsart, nicht die technische Verbindung zwischen Terminal und Kassa. Praktische Hinweise zur Geräteeinrichtung im Lokal finden Sie auf der Informationsseite Kartenterminal im Lokal.
Versionierter Entscheidungsbaum: So lesen Sie Ihr Ergebnis
Die Check-Version 2026.1 stützt sich auf den dokumentierten Rechtsstand für das Kalenderjahr 2026. Die gesetzliche Grenze für Umsatzbefreiungen in Höhe von 45.000 Euro netto gilt seit 1. Jänner 2026. Als gesetzliche Grundlage der allgemeinen Registrierkassenpflicht in Österreich dient § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO).
Prüfdatum: Ein konkretes Tagesdatum für die letzte Überprüfung ist in den herangezogenen Fachquellen nicht dokumentiert. Die Versionsnummer bezeichnet daher ausschließlich die logische Abfolge der Kriterien und ersetzt keine tagesaktuelle Rechtsprüfung.
Gehen Sie die folgenden Prüfschritte der Reihe nach von oben nach unten durch. Sobald eine Bedingung auf Ihren Betrieb zutrifft, steht das Ergebnis fest und der Pfad endet.
| Schritt | Ihre Angabe | Ergebnis oder nächster Schritt |
|---|---|---|
| 1. Angaben prüfen | Zahlen fehlen, Zuordnung ist unklar oder mehrere Tätigkeiten sind nicht abgegrenzt | Einzelfallprüfung erforderlich |
| 2. Gesamtumsatz prüfen | Jahresumsatz höchstens 15.000 Euro netto | Nach Angaben keine Pflicht erkennbar |
| 3. Barumsatz prüfen | Gesamtumsatz über 15.000 Euro, Barumsatz höchstens 7.500 Euro netto | Nach Angaben keine Pflicht erkennbar |
| 4. Ausnahme prüfen | Beide Grenzen überschritten; eine Ausnahme könnte zutreffen, ist aber ungeklärt | Einzelfallprüfung erforderlich |
| 5. Geklärte Ausnahme berücksichtigen | Ausnahmebedingungen fachlich geklärt und erfüllt | Nach Angaben keine Pflicht erkennbar |
| 6. Allgemeine Regel anwenden | Beide Grenzen überschritten; keine Ausnahme zutreffend | Pflicht erkennbar |
Quellenbasis der Tabelle: Quellen 1 bis 3, Stand 2026; konkretes Prüfdatum nicht dokumentiert.
Umsätze von exakt 15.000 Euro oder exakt 7.500 Euro überschreiten die jeweilige gesetzliche Schwelle noch nicht. Eine Kassenpflicht entsteht erst dann, wenn beide Grenzwerte im selben Wirtschaftsjahr zur gleichen Zeit überschritten werden.
Das Ergebnis „Nach Angaben keine Pflicht erkennbar“ bezieht sich ausschließlich auf die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse. Es befreit Sie weder von der allgemeinen Einzelaufzeichnungspflicht noch entbindet es automatisch von der gesetzlichen Belegerteilung.
Welche Betriebsarten benötigen eine gesonderte Prüfung?
Besondere Erleichterungen kommen vor allem für Umsätze im Freien, auf öffentlichen Plätzen sowie auf Almhütten in Betracht. Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen können auch bäuerliche Buschenschanken von einer solchen Ausnahme von der Kassenpflicht profitieren.
Für Umsätze im Freien gilt seit 1. Jänner 2026 eine Netto-Umsatzgrenze von 45.000 Euro im Jahr. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, entfallen für diese Tätigkeiten sowohl die Pflicht zur Registrierkasse als auch die Belegerteilungspflicht. Die gewählte Bezeichnung eines Betriebs allein reicht jedoch keineswegs als Nachweis für diese gesetzliche Befreiung aus.
Führen Sie neben einem festen Lokal mit genehmigter Betriebsanlage zusätzlich einen Food-Truck, müssen Sie beide Bereiche getrennt erfassen. Dieser Prüfpfad entscheidet nicht darüber, ob mehrere Betriebsstätten im Einzelfall steuerlich zusammenzurechnen oder getrennt zu führen sind. Ähnliche Abgrenzungsfragen treten regelmäßig bei Kombinationen aus Restaurantbetrieb, Catering oder einem zusätzlich betriebenen Lieferservice auf.
Detaillierte Erläuterungen zu den jeweiligen gesetzlichen Ausnahmetatbeständen finden Sie unter Registrierkassenpflicht: Voraussetzungen und Ausnahmen.
Welche Regel begründet das Ergebnis und wann beginnt die Pflicht?
Das Ergebnis „Pflicht erkennbar“ ergibt sich aus beiden überschrittenen Umsatzgrenzen sowie dem Fehlen einer anwendbaren gesetzlichen Ausnahme. Dieses Ergebnis legt jedoch noch keinen kalendarischen Tag für die erstmalige Inbetriebnahme der Kassa fest.
Beim erstmaligen Überschreiten greift die Registrierkassenpflicht ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums. Diesen individuellen Rhythmus für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung kann der automatisierte Check jedoch nicht für Ihren Betrieb ermitteln.
Empfehlung: Klären Sie den genauen Startzeitpunkt anhand Ihrer tatsächlichen Umsatzentwicklung gemeinsam mit einer befugten Steuerberatung.
Pflicht: Auch ohne Registrierkasse müssen Sie bei jedem Barumsatz zwingend einen Beleg für Ihre Gäste ausstellen. Welche Mindestangaben auf diesem Zahlungsbeleg stehen müssen, erfahren Sie in der Übersicht zur Belegerteilungspflicht.
Wann reicht der Check nicht aus?
Der Check stößt bei ungeklärten Ausnahmetatbeständen, gemischten Betriebsformen oder lückenhaften Umsatzaufzeichnungen an seine methodischen Grenzen. Fragen zur technischen Sicherheitseinrichtung und Signaturerstellungseinheit Ihrer konkreten Registrierkasse beantwortet diese Abfrage ebenfalls nicht.
Empfehlung: Besprechen Sie unklare Betriebskonstellationen direkt mit einer Steuerberatung oder richten Sie eine Anfrage an Ihr Finanzamt. Halten Sie für dieses Beratungsgespräch Ihre monatlichen Umsatzlisten, die gewählten Zahlungswege und genaue Tätigkeitsbeschreibungen griffbereit.
Bonleiste ist ein unabhängiges Informationsangebot für die Gastronomie und vertreibt weder eigene Kassensoftware noch gewerbliche Vermittlungsformulare. Es besteht keinerlei geschäftliche oder organisatorische Verbindung zum früheren Betreiber dieser Webadresse.
Quellen
Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung