Kassa und Zahlung für Gastronomiebetriebe in Österreich

Die Kassenpflicht in der Gastronomie hängt vom Jahresumsatz und den Barumsätzen Ihres Betriebs ab. Eine Registrierkasse ist grundsätzlich erforderlich, wenn Ihr Jahresumsatz 15.000 Euro und Ihr Barumsatz 7.500 Euro netto übersteigt. Die Belegerteilungspflicht gilt dagegen bei jedem einzelnen Barumsatz, selbst wenn noch keine Pflicht zur Registrierkasse besteht. Kartenzahlungen können Sie freiwillig annehmen, für die maßgeblichen Umsatzgrenzen zählen diese jedoch ebenfalls als Barumsatz.

Quellenstand: Die Angaben berücksichtigen die Rechtslage für 2026 bei bisher nicht gesondert ausgewiesenem Prüfdatum. Klären Sie den aktuellen Rechtsstand und mögliche Ausnahmen vor Ihrer Entscheidung anhand der unten aufgeführten Fachquellen.

Vor der Eröffnung: Pflicht, Belege und Zahlungsablauf klären

Klären Sie zuerst Ihre voraussichtlichen Umsätze, das Betriebsmodell und die angebotenen Zahlungsarten für Ihr Lokal. Entscheiden Sie erst danach, welche Kassa und welche Zahlungsgeräte zu den täglichen Abläufen Ihrer Betriebsanlage passen.

Als Pflicht gilt: Sobald Ihr Betrieb registrierkassenpflichtig ist, benötigt die Kassa eine technische Sicherheitseinrichtung mit entsprechendem Manipulationsschutz. Für die Anschaffung sind die österreichischen Vorschriften maßgeblich, weshalb allgemeine Herstellerangaben eine eigene Prüfung keineswegs ersetzen.

Als Empfehlung gilt: Planen Sie den vollständigen Ablauf einer Zahlung bereits vor der Eröffnung Ihres Lokals genau durch. Berücksichtigen Sie dabei die Erfassung des Umsatzes, die Ausgabe des Belegs sowie die geordnete Aufbewahrung aller relevanten Belegdaten.

Als freiwillige Option gilt: Ein Kartenterminal ergänzt Ihr Zahlungsangebot für Gäste, stellt in Österreich jedoch keine gesetzliche Vorschrift dar. Sie entscheiden über dieses Angebot unabhängig davon, ob für Ihr Lokal bereits eine gesetzliche Registrierkassenpflicht besteht.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Schritte für Ihre Vorbereitung und die Auswahl passender Systeme zusammen.

Quellen zur Tabelle: WKO, Quellen 2, 4 und 21; zur freiwilligen Kartenzahlung Quelle 16. Prüfdatum: nicht angegeben.

Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht unterscheiden

Die Registrierkassenpflicht betrifft die technische Erfassung Ihrer Barumsätze, die Belegerteilungspflicht dagegen den einzelnen Zahlungsvorgang. Ein Betrieb kann deshalb Belege ausstellen müssen, obwohl er noch keine Registrierkasse benötigt.

Zu den Barumsätzen zählen Bargeld, Bankomatkarten, Kreditkarten sowie mobile Zahlungen über Smartphones. Ebenso gehören Barschecks und betriebseigene Gutscheine dazu, weshalb die reine Barzahlung im Alltag als Maßstab nicht ausreicht.

Die beiden Umsatzgrenzen müssen grundsätzlich gemeinsam überschritten werden, damit die gesetzliche Registrierkassenpflicht für Ihr Lokal entsteht. Ein reiner Jahresumsatz von über 15.000 Euro netto begründet diese Pflicht ohne die nötigen Barumsätze noch nicht.

Bei erstmaligem Überschreiten beginnt die Pflicht keineswegs am Tag der jeweiligen Zahlung im laufenden Betrieb. Maßgeblich ist der Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer. Lassen Sie den genauen Einführungstermin für Ihren Betrieb rechtzeitig durch eine befugte Steuerberatung prüfen.

Der Überblick zur Registrierkassenpflicht in Österreich: Voraussetzungen und Ausnahmen erläutert die rechtlichen Grundlagen und wichtige Sonderfälle. Dieser Leitfaden eignet sich für Betreiberinnen und Betreiber, die ihre eigene Betriebssituation zunächst grundlegend einordnen möchten.

Mit dem Check zur Registrierkassenpflicht anhand Ihrer Angaben prüfen Sie Ihre voraussichtlichen Umsatzzahlen Schritt für Schritt. Dieses Angebot dient Ihrer ersten Orientierung und ersetzt keine individuelle Beratung bei komplexen Ausnahmefällen.

Für Belegkopien und elektronische Belegdaten gilt in Österreich eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von grundsätzlich sieben Jahren. Der Artikel zur Belegerteilungspflicht und den Angaben auf dem Beleg erklärt alle erforderlichen Mindestangaben auf Ihren Kassenbelegen.

Kartenzahlung und Kassa zusammen planen

In Österreich besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Ihren Gästen Kartenzahlung im Lokal anzubieten. Entscheiden Sie sich für diesen Service, zählen alle bargeldlosen Zahlungen rechtlich weiterhin zu den Barumsätzen.

Als Empfehlung gilt: Klären Sie vor dem Vertragsabschluss, wie das gewählte Kartenterminal mit Ihrer Registrierkasse zusammenarbeitet. Lassen Sie sich den Ablauf von der Buchung bis zum Belegdruck von Anbietern direkt in der Praxis zeigen.

Vergleichen Sie Transaktionsgebühren und laufende Vertragskosten anhand der schriftlich angebotenen Konditionen für Ihren Betrieb. Ohne konkrete Angebote der Zahlungsdienstleister lässt sich kein belastbarer Kostenvergleich für Ihr Lokal anstellen.

Der Leitfaden zum Kartenterminal im Lokal: Gebühren, Geräte und Kassenanbindung bündelt die wichtigsten Fragen zur passenden Hardwareauswahl. Er unterstützt Sie dabei, Kartenzahlung und Kassensoftware von Beginn an als eine zusammenhängende Einheit zu planen.

Passende Checklisten für Café, Imbiss und mobilen Betrieb

Verschiedene gastronomische Betriebsmodelle erfordern unterschiedliche Vorbereitungen, auch wenn die gesetzlichen Umsatzgrenzen für alle Lokale gleich bleiben. Die folgenden Listen fassen die wichtigsten Anforderungen für die gängigsten Betriebsarten in Österreich zusammen.

Café, Restaurant oder Bar

• Pflicht prüfen: Jahresumsatz und Barumsatz einschließlich aller Kartenzahlungen bereits in der Kalkulation getrennt erfassen.
• Pflicht organisieren: Belegausgabe bei jedem Umsatz sowie die siebenjährige Aufbewahrung der Belegdaten im Tagesablauf verankern.
• Empfehlung: Kassa und Kartenterminal vor dem ersten Eröffnungstag im laufenden Betrieb gemeinsam testen.
• Freiwillige Option: Kartenzahlungen passend zu den Wünschen Ihrer Zielgruppe und Ihrem gewählten Servicekonzept anbieten.

Imbiss, Food-Truck, Hütte oder Saisonbetrieb

• Pflicht prüfen: Für mobile Verkaufsstände gilt nicht automatisch eine generelle Befreiung von der Registrierkassenpflicht.
• Ausnahme klären: Prüfen Sie genau, ob die "Kalte-Hände-Regelung" für Umsätze im Freien auf Ihr Lokal zutrifft.
• Empfehlung: Klären Sie vor dem Kauf, ob die Kassa ohne dauerhaften Stromanschluss und Internetzugang zuverlässig funktioniert.
• Sonderfall klären: Bei saisonalen Schließungen müssen Sie die besonderen Vorschriften für die Außerbetriebnahme der Kassa beachten.

Für die sogenannte Kalte-Hände-Regelung gilt ab 1. Jänner 2026 eine Jahresumsatzgrenze von 45.000 Euro netto. Dies bedeutet jedoch keinen automatischen Freibrief für jeden Food-Truck oder jede Hütte in Österreich. Die genauen Voraussetzungen müssen für jeden mobilen Betrieb und jede Betriebsanlage einzeln zutreffen.

Mit dem Rechner können Sie die Jahreskosten von Kassa und Kartenzahlung berechnen und für Ihr Budget planen. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für Hardware, Softwarelizenzen, die technische Sicherheitseinrichtung sowie die laufenden Transaktionsgebühren.

Bonleiste ist ein unabhängiges Informationsangebot für gastronomische Betriebe in Österreich und vertreibt keine eigene Kassensoftware. Das Portal bietet keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung und steht in keiner Verbindung zum früheren Domainbetreiber.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung