Digitale Abläufe für Gäste und Gastronomiebetriebe

Ein digitaler Gästeservice gelingt am besten, wenn Sie zunächst mit einer digitalen Speisekarte starten. QR-Bestellung und Bezahlen am Tisch sind freiwillige Erweiterungen, die zusätzliche Abläufe und Schnittstellen zur Kassa benötigen. Entscheidend für die Auswahl sind Ihre Betriebsform, stabile Abläufe und eine Alternative für Gäste ohne Smartphone.

Wann eine digitale Speisekarte reicht

Eine digitale Speisekarte reicht, wenn Gäste Gerichte auswählen, aber weiterhin persönlich bestellen und bezahlen sollen. Sie müssen dafür nicht gleichzeitig Bestellung, Küche und Kassa digital miteinander verbinden.

Freiwillige Option: Sie können Ihre Speisekarte über einen QR-Code bereitstellen und gedruckte Karten ergänzend am Tisch behalten.

Empfehlung: Beginnen Sie mit diesem überschaubaren Ablauf, bevor Sie weitere digitale Funktionen im Lokal einführen.

Eine digitale Speisekarte auf dem Smartphone ersetzt jedoch nicht die gesetzliche Pflicht zur Allergeninformation im Lokal. Bei unverpackten Lebensmitteln müssen Sie über die 14 Hauptallergene informieren; das kann schriftlich oder mündlich erfolgen.

Pflicht bei ausschließlich mündlicher Information: Ein gut sichtbarer Hinweis muss auf die Auskunftsmöglichkeit im Betrieb aufmerksam machen. Während der gesamten Öffnungszeiten muss mindestens eine geschulte Person im Lokal anwesend sein. Außerdem muss eine schriftliche Allergendokumentation für alle angebotenen Speisen vor Ort aufliegen.

Die Anleitung QR-Code-Speisekarte erstellen und zuverlässig betreiben behandelt den Einstieg sowie den laufenden Betrieb. Dort erfahren Sie, wie Sie die digitale Karte mit verlässlichen analogen Alternativen für Ihre Gäste verbinden.

QR-Bestellung und Bezahlen am Tisch unterscheiden

Bei einer QR-Bestellung übermittelt der Gast seine Auswahl digital, statt sie persönlich dem Service mitzuteilen. Beim Bezahlen am Tisch wird hingegen eine bestehende Rechnung über einen digitalen Bezahlvorgang beglichen.

Beide Funktionen lassen sich getrennt betrachten, weil eine digitale Bestellung nicht automatisch eine mobile Zahlung verlangt. Umgekehrt können Gäste Speisen persönlich beim Personal bestellen und danach am Tisch digital bezahlen.

Empfehlung: Legen Sie vor der Einführung fest, wer eingehende Bestellungen kontrolliert und Rückfragen der Küche übernimmt. Klären Sie ebenso, wer Zahlungen prüft, offene Rechnungen erkennt und bei technischen Problemen rasch hilft.

Freiwillige Option: Digitales Trinkgeld kann Teil des Bezahlvorgangs sein, sofern Ihre Kassensoftware diese Funktion vorsieht. Gehen Sie nicht davon aus, dass solche Beträge im System automatisch richtig zugeordnet oder verbucht werden. Klären Sie die genaue steuerliche Behandlung dieses Trinkgelds vorab mit Ihrer Steuerberatung.

Der Ratgeber Bestellen und Bezahlen am Tisch vertieft die einzelnen Voraussetzungen und Arbeitsabläufe. Nutzen Sie diesen Leitfaden, wenn Sie über die reine Anzeige der Speisekarte hinausgehen möchten.

Entscheidungsmatrix für Ihren Betrieb

Die folgende Matrix dient als Empfehlung für die praktische Planung in Ihrem Lokal. Legen Sie die genannten Verantwortlichkeiten vor der Einführung gemeinsam mit Ihrem Team betriebsintern fest.

Quellen: Fachinformationen und rechtliche Vorgaben laut Quellen 6, 9, 12 und 14; redaktionelle Entscheidungshilfe.

Alternativen für Gäste ohne Smartphone

Wenn Sie Speisekarten ausschließlich digital anbieten, müssen alle Gäste ohne internetfähiges Smartphone die Informationen einsehen können. Laminierte Ausdrucke oder einfache Leihgeräte im Lokal sind bewährte Hilfsmittel für diese Situation.

Empfehlung: Halten Sie aktuelle Papierkarten griffbereit, statt bei Bedarf erst hektisch einen Ausdruck zu organisieren. Damit bleibt die Auswahl der Speisen auch bei schwachem Mobilfunknetz oder leerem Akku jederzeit möglich.

Für digitale Bestellsysteme benötigen Sie zusätzlich ein klares Konzept für technische Störungen. Legen Sie fest, wie das Servicepersonal Bestellungen analog aufnimmt und danach verlässlich in die Kassa eintippt. Eine gedruckte Notfallkarte nützt wenig, wenn der weitere Ablauf für Küche und Schank nicht geregelt ist.

Wichtige Schnittstellen zur Kassa

Achten Sie auf den gesamten technischen Ablauf von der Bestellung bis zur Belegerteilung statt einzelner Werbeversprechen. Lassen Sie sich genau zeigen, wie Artikeldaten, Rechnungsbeträge und Bezahlstatus zwischen den Systemen übertragen werden.

Empfehlung: Testen Sie Korrekturen, stornierte Speisen und Verbindungsabbrüche direkt anhand Ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Fragen Sie den Kassenanbieter ausdrücklich, welche Buchungsschritte Ihr Personal weiterhin händisch erfassen muss.

Pflicht: Die Registrierkassenpflicht greift in Österreich ab 15.000 Euro Nettojahresumsatz bei mehr als 7.500 Euro Netto-Barumsatz. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarten gelten nach österreichischem Steuerrecht ebenfalls als Barumsätze.

Eine verpflichtende Registrierkasse muss den Vorgaben der RKSV entsprechen, inklusive Signaturerstellungseinheit und geschlossenem Datenerfassungsprotokoll. Für jeden einzelnen Barumsatz müssen Sie einen Beleg ausstellen, selbst wenn Gäste diesen nicht mitnehmen möchten.

Seit dem 1. Oktober 2026 kann die Belegerteilungspflicht gemäß § 132a BAO auch dadurch erfüllt werden, dass der Beleg vor Ort digital ausgelesen werden kann (z. B. via QR-Code oder Display). Auf Verlangen des Gastes muss jedoch weiterhin ein ausgedruckter Papierbeleg ausgehändigt werden.

Pflicht: Verarbeiten Sie durch Bestell-Apps oder mobile Bezahlvorgänge personenbezogene Daten, müssen Sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Klären Sie vor dem Start, welche Kundendaten das System speichert und welche rechtlichen Datenschutzhinweise erforderlich sind.

Wann eine Lieferplattform wirtschaftlich sinnvoll ist

Eine Lieferplattform lohnt sich wirtschaftlich nur, wenn die zusätzlichen Einnahmen sämtliche anfallenden Plattformgebühren und Nebenkosten übersteigen. Pauschale Umsatzgrenzen oder allgemeingültige Empfehlungen lassen sich für gastronomische Betriebe nicht festlegen.

Empfehlung: Vergleichen Sie konkrete Konditionen der Plattformen mit Ihren laufenden Ausgaben für Wareneinsatz, Einwegverpackungen und Personal. Prüfen Sie ehrlich, ob Ihre Küchenmannschaft zusätzliche Lieferbestellungen während der normalen Stoßzeiten im Lokal bewältigen kann. Erfragen Sie unklare Gebührenmodelle direkt beim Anbieter, anstatt Provisionskosten oder Zusatzaufschläge nur grob zu schätzen.

Der Überblick Lieferplattform oder eigene Bestellung: Kosten und Abläufe erläutert die organisatorischen Unterschiede beider Vertriebswege.

Mit dem Rechner Lieferplattform und eigene Bestellung durchrechnen stellen Sie die konkreten Zahlen Ihres Betriebs gegenüber. Setzen Sie dabei auf belegbare Erfahrungswerte Ihres Lokals statt auf pauschale Versprechungen dritter Anbieter.

Vor der Einführung prüfen

• Pflicht: Allergeninformation organisieren und bei mündlicher Auskunft Dokumentation, Aushang sowie geschultes Personal absichern.
• Pflicht: Bei bestehender Registrierkassenpflicht die RKSV-Konformität und die lückenlose Belegerteilung im Kassensystem prüfen.
• Pflicht: Einen barrierefreien Zugang zur digitalen Speisekarte auch für Gäste ohne eigenes Smartphone bereitstellen.
• Pflicht: Datenschutzvorgaben nach der DSGVO bei jeder Speicherung personenbezogener Gastdaten vollständig klären.
• Empfehlung: Bestellabläufe, Zahlungen und das Verhalten bei Systemausfällen vorab im Team praktisch durchspielen.
• Freiwillige Option: Digitale Zusatzfunktionen wie Tischruf, direkte Bestellweiterleitung oder Bezahlung erst bei tatsächlichem Bedarf ergänzen.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung