Dienstplan-Vorlage: Arbeitszeiten im Gastronomiebetrieb richtig einteilen

Mit dieser Dienstplan-Vorlage können Sie Küche und Service einteilen und geplante von tatsächlichen Arbeitszeiten trennen. Kopieren Sie die Tabellenstruktur in Excel und ergänzen Sie Pausen, freie Tage sowie zusammenhängende Ruhezeiten. Die Vorlage steht hier als kopierbares Muster bereit; eine herunterladbare Excel-Datei ist nicht beigefügt.

Wer muss und ab wann

Pflicht: Wenn Sie Beschäftigte in Ihrem Lokal einsetzen, müssen Sie deren Arbeitszeiten im Voraus planen und tatsächlich geleistete Arbeitsstunden dokumentieren.

Nach den branchenüblichen Vorgaben der Sozialpartner müssen Sie Dienstpläne mindestens zwei Wochen im Voraus im Betrieb aushängen.

Der Aushang muss für alle Beschäftigten leicht zugänglich sein, darf aber betriebsfremden Gästen keine Einsicht ermöglichen.

Im Dienstplan müssen Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Beginn und Dauer der Ruhepausen verzeichnet sein.

Ebenso müssen Beginn und Ende der wöchentlichen Ruhezeit für jede Person genau erkennbar sein.

Ein bloßer Eintrag mit dem Wort frei reicht für den Nachweis der Ruhezeit noch nicht aus.

Die Arbeitszeitaufzeichnung umfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie alle Ruhepausen der Beschäftigten.

Für die gesetzlichen Ruhepausen ist § 11 des Arbeitszeitgesetzes, kurz AZG, maßgeblich.

Das Arbeitsinspektorat kontrolliert als zuständige Behörde die Einhaltung der Arbeitszeit- und Aufzeichnungspflichten in österreichischen Betrieben.

Ausnahmen

Bei schriftlich festgelegter fixer Arbeitszeiteinteilung genügt laut Unternehmensservice Portal die Bestätigung, dass diese Zeiten eingehalten wurden.

Abweichungen müssen Sie dennoch laufend aufzeichnen, beispielsweise verlängerte Schichten oder kurzfristig verschobene Arbeitszeiten.

Diese Erleichterung betrifft ausschließlich die laufende Aufzeichnung, entbindet Sie aber keineswegs von den gesetzlichen Ruhezeiten.

Eine gesetzliche Ruhepause darf unter bestimmten Voraussetzungen in kürzere Einheiten aufgeteilt werden.

Zulässig sind dabei zwei Einheiten zu 15 Minuten oder drei Einheiten zu 10 Minuten.

Voraussetzung dafür ist eine betriebliche Notwendigkeit oder ein begründetes Interesse der beschäftigten Personen.

Durchrechnung bedeutet, dass die Normalarbeitszeit über einen festgelegten Zeitraum ungleichmäßig verteilt werden darf.

Eine Durchrechnung gilt jedoch nicht automatisch, bloß weil Ihr Beisl oder Restaurant saisonale Schwankungen erlebt.

Prüfen Sie die genauen Voraussetzungen im Kollektivvertrag für Gastronomie und Hotellerie, bevor Sie solche Modelle vereinbaren.

Was Sie konkret tun müssen

Empfehlung: Richten Sie getrennte Tabellenbereiche für den vorab veröffentlichten Dienstplan und die tatsächlichen Arbeitszeiten ein.

Ergänzen Sie betriebliche Einsatzbereiche wie Küche, Service oder Schank, damit die Besetzung für das gesamte Team verständlich bleibt.

Weitere organisatorische Grundlagen finden Sie in unserem Leitfaden zur Personalorganisation im Gastronomiebetrieb.

Excel-Arbeitsmappe aufbauen

Das folgende Dienstplan-Muster beschreibt eine Arbeitsmappe mit Monatsansicht, Berechnungslogik und einem Café-Beispiel.

Ein Auswahlmenü für Namen ist eine freiwillige Option gegen Tippfehler und abweichende Schreibweisen in der Tabelle.

Für geteilte Dienste tragen Sie am besten mehrere Zeilen für dasselbe Datum und dieselbe Person ein.

Quelle: Redaktionelles Muster für die Arbeitsmappe. Gesetzlich ist keine bestimmte Dateistruktur vorgeschrieben.

Welche Angaben braucht eine brauchbare Dienstplan-Vorlage für Küche und Service?

Nutzen Sie für Plan- und Ist-Zeiten die gleichen Zeitfelder, aber niemals dieselben Eingabezellen in der Tabelle.

Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, ob ein Dienst früher begann oder die Schicht später endete als geplant.

Auch die Ruhepausen müssen Sie in beiden Tabellenbereichen getrennt voneinander eintragen.

Quellen: USP und Arbeitsinspektion. Zusätzliche Organisationsfelder sind unverbindliche Empfehlungen.

Wie werden Pausen, Ruhezeiten und geteilte Dienste berücksichtigt?

Pflicht: Planen Sie spätestens nach sechs Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten ein.

Ruhepausen zählen gesetzlich nicht zur Arbeitszeit und werden deshalb von der Entlohnung ausgenommen.

Pausen dürfen niemals an den Beginn oder an das Ende eines Dienstes gelegt werden.

Nach dem Dienstende müssen Sie grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene tägliche Ruhezeit gewährleisten.

Pro Woche ist zudem eine zusammenhängende wöchentliche Ruhezeit von mindestens 36 Stunden gesetzlich vorgeschrieben.

Prüfen Sie bei der Wochenplanung immer auch den letzten Dienst der vorherigen Kalenderwoche.

Die tägliche Höchstgrenze der Arbeitszeit liegt bei zwölf Stunden, die wöchentliche Obergrenze bei 60 Stunden.

Im Durchschnitt von 26 Wochen darf die wöchentliche Arbeitszeit zudem höchstens 48 Stunden betragen.

Diese gesetzlichen Höchstgrenzen stellen jedoch keine Empfehlung für die regelmäßige Einteilung Ihrer Schichten dar.

Bei geteilten Diensten erfassen Sie jeden Schichtabschnitt in einer eigenen Zeile und summieren danach die Nettoarbeitszeiten.

Die unbezahlte Unterbrechung zwischen den beiden Abschnitten wird auf diese Weise nicht versehentlich als Arbeitszeit gerechnet.

Im ersten Dienstabschnitt ist eine zusätzliche Ruhepause erst dann zwingend, wenn dieser Abschnitt mehr als sechs Stunden dauert.

Für einen einzelnen Abschnitt lautet die Berechnungsformel: (Ende-Beginn)-(Pausenende-Pausenbeginn).

Wenn mehrere Pausen anfallen, ziehen Sie die Dauer jeder Unterbrechung einzeln von der Anwesenheit ab.

Hinterlegen Sie in Excel vollständige Datums- und Uhrzeitwerte, damit Nachtdienste über Mitternacht korrekt berechnet werden.

Ausgefülltes Café-Beispiel

Dieses vereinfachte Dienstplan-Muster zeigt eine Vollzeitkraft und eine Teilzeitaushilfe in einem typischen Wochenüberblick.

Die eingetragenen Schichten sind rein illustrative Rechenbeispiele und stellen keine gesetzlich vorgegebenen Arbeitszeiten dar.

In der vollständigen Tabelle erhält jeder Dienstabschnitt eine eigene Zeile, während die Ist-Felder vorab leer bleiben.

Quelle: Redaktionelles Café-Beispiel zur Veranschaulichung. Kein reales Beschäftigungsverhältnis.

Teilzeit, freie Tage und kurzfristige Änderungen abbilden

Empfehlung: Hinterlegen Sie die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit jeder Person separat und vergleichen Sie diese mit Ihrer Schichteinteilung.

Kennzeichnen Sie freie Tage im Dienstplan immer ausdrücklich, anstatt einzelne Zeilen einfach unkommentiert leer zu lassen.

Genehmigte Urlaubstage und bereits geklärte Abwesenheiten sollten Sie schon vor dem offiziellen Aushang vollständig eintragen.

Ein ausgehängter Dienstplan ist für die Betriebsführung und die Beschäftigten grundsätzlich verbindlich.

Kurzfristige Schichtänderungen ohne triftigen betrieblichen Grund oder Zustimmung der Betroffenen können arbeitsrechtliche Konflikte auslösen.

Dokumentieren Sie Anpassungen und die erfolgte Absprache nachvollziehbar, anstatt den ursprünglichen Plan einfach zu überschreiben.

Für Jugendliche unter 18 Jahren gelten strengere Schutzvorschriften bei Arbeitszeit, Ruhepausen und Nachtarbeit nach dem Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz.

Verwenden Sie für jugendliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine ungeprüfte Vorlage für Erwachsene.

Klären Sie die besonderen Schutzfristen und Ruhezeiten für Jugendliche verbindlich ab, bevor Sie deren Schichten festlegen.

Warum ersetzt der geplante Dienstplan nicht die tatsächliche Arbeitszeitaufzeichnung?

Der Dienstplan legt fest, wann gearbeitet werden soll; die Aufzeichnung dokumentiert, wann tatsächlich gearbeitet wurde.

Ein längerer Abendschluss oder eine verschobene Schichtpause muss deshalb zeitnah in den tatsächlichen Arbeitszeitdaten erscheinen.

Unveränderte Planzeiten beweisen bei einer behördlichen Kontrolle allein noch nicht, dass die Zeiten exakt eingehalten wurden.

Beschäftigte dürfen ihre geleisteten Arbeitszeiten und Pausen im Lokal zwar eigenständig erfassen.

Die gesetzliche Verantwortung für die Richtigkeit und vollständige Aufzeichnung verbleibt jedoch bei Ihnen als Betriebsführung.

Richten Sie daher eine wöchentliche Gegenkontrolle ein, um Fehler oder vergessene Pausenzeiten rasch richtigzustellen.

Was es kostet

Für die Erstellung und den Aushang eines Dienstplans fallen in Österreich keine behördlichen Gebühren an.

Wenn Sie vorhandene Tabellenprogramme am Betriebscomputer nutzen, entstehen dafür keine zusätzlichen Anschaffungskosten.

Freiwillige Option: Sie können die gezeigte Tabellenstruktur eigenständig in Excel oder einer kostenlosen Tabellenkalkulation anlegen.

Entscheidend für die Behörde bleiben nicht teure Softwarepakete, sondern vollständige Angaben und die verlässliche Aufzeichnung der Zeiten.

Wenn etwas schiefgeht

Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen oder Verstöße gegen vorgeschriebene Ruhepausen können empfindliche Verwaltungsstrafen nach dem Arbeitszeitgesetz nach sich ziehen.

Halten Sie aufgetretene Abweichungen deshalb immer schriftlich fest und passen Sie die Schichtplanung für die Folgewochen sofort an.

Das Arbeitsinspektorat kontrolliert als Aufsichtsbehörde die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen sowie der Aufzeichnungspflichten im Betrieb.

Bei Unklarheiten zur Dienstplangestaltung hilft die Wirtschaftskammer; arbeitsrechtliche Konfliktfälle gehören in eine qualifizierte Rechtsberatung.

Bonleiste informiert als unabhängiges Branchenportal, verkauft keine eigene Software und leistet keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung