Belegerteilungspflicht: Was auf den Beleg gehört

Bei Barzahlungen müssen Sie Ihren Gästen grundsätzlich einen Beleg erteilen, auch ohne Registrierkasse. Die Belegpflicht umfasst neben Bargeld auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte sowie Mobiltelefon. Auf den Beleg gehören Unternehmensbezeichnung, fortlaufende Belegnummer, Ausstellungsdatum, Ware oder Leistung sowie der Zahlungsbetrag. Nutzen Sie im Lokal eine Registrierkasse, kommen weitere technische Zusatzangaben hinzu.

Rechtsstand: 9. Oktober 2026. Grundlage dieses Beitrags sind die amtlichen Vorgaben von Finanzministerium, Wirtschaftskammer und Unternehmensserviceportal. Dieser Leitfaden erklärt die allgemeinen gesetzlichen Pflichten und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Wer muss und ab wann

Die Belegerteilungspflicht nach § 132a der Bundesabgabenordnung gilt seit 1. Jänner 2016 unabhängig vom Umsatz. Sie betrifft Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen wie Speisen und Getränke in Ihrem Lokal. Für die Kontrolle dieser abgabenrechtlichen Pflichten ist das örtlich zuständige Finanzamt verantwortlich. [1]

Als Barzahlung gilt neben Bargeld auch jede Zahlung mit Bankomatkarte, Kreditkarte, Smartphone oder Gutscheinen. Ein Lokal mit rein bargeldloser Bezahlung ist deshalb keineswegs von dieser Pflicht befreit.

Übergeben Sie den Beleg unmittelbar beim Zahlungsvorgang an die Gäste in Ihrem Betrieb. Warten Sie nicht ab, bis jemand an der Theke ausdrücklich danach fragt. Im Steuerrecht gilt für die Aushändigung des Belegs eine eindeutige Bringschuld des Betriebs. Empfehlung: Vereinbaren Sie dafür im gesamten Serviceteam einen festen Handgriff bei jeder Abrechnung.

Ausnahmen

Für bestimmte Umsätze im Freien greift die sogenannte Kalte-Hände-Regelung nach der Barumsatzverordnung. Gemeint sind Verkäufe im Freien auf öffentlichen Plätzen ohne feste Umschließung des Verkaufsorts. Seit 1. Jänner 2026 liegt diese Grenze bei 45.000 € netto im Kalenderjahr je Abgabepflichtigem. Greift diese Ausnahme, entfallen die Pflicht zur Registrierkasse sowie die Belegerteilungspflicht für diese Umsätze. [2, 1]

Vergleichbare Erleichterungen gelten für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten in Österreich bis zu diesem Betrag. Auch für diese Betriebe beträgt die Umsatzgrenze seit 1. Jänner 2026 45.000 € netto im Kalenderjahr. Ein Food-Truck oder ein saisonaler Imbissstand ist wegen seiner Betriebsart keineswegs automatisch befreit.

Klären Sie solche Ausnahmen vor Betriebsbeginn gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung oder dem WKO-Gründerservice. Die rechtliche Abgrenzung zur Kassenführung finden Sie unter Registrierkassenpflicht: Voraussetzungen und Ausnahmen. Verbindliche Auskünfte zur abgabenrechtlichen Behandlung Ihres Betriebs erteilt Ihnen ausschließlich das zuständige Finanzamt.

Was Sie konkret tun müssen

Erteilen Sie für jeden einzelnen Barumsatz einen Beleg mit allen gesetzlich geforderten Angaben. Speichern Sie gleichzeitig eine elektronische Zweitschrift oder behalten Sie eine papierene Durchschrift im Betrieb. [1, 3] Halten Sie im Aufzeichnungssystem fest, ob die Belegausgabe auf Papier oder digital erfolgt ist.

Pflicht: Bewahren Sie Belegkopien sieben Jahre lang ab dem Schluss des betreffenden Kalenderjahres auf. Diese gesetzliche Frist ergibt sich direkt aus den Vorschriften des § 132a BAO. Empfehlung: Legen Sie Belege so ab, dass ursprüngliche Verkäufe und spätere Stornobuchungen gemeinsam auffindbar bleiben.

Gilt die Belegerteilungspflicht auch ohne Registrierkasse?

Ja, die Pflicht zur Belegerteilung und die Registrierkassenpflicht müssen Sie immer getrennt prüfen. Wer keine Kassa braucht, muss Gästen dennoch einen Beleg mit den Basisangaben aushändigen. Hierfür genügt im laufenden Betrieb ein handschriftlicher Belegblock mit fortlaufender Nummer und Durchschrift. [1]

Die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO greift ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn Barumsätze 7.500 € jährlich übersteigen. Diese Schwellenwerte gelten ausschließlich für die Kassenpflicht, keinesfalls als Freibetrag für das Ausstellen von Belegen. Auch eine Einstufung als umsatzsteuerliches Kleinunternehmen entbindet Ihren Betrieb nicht von der grundlegenden Belegerteilungspflicht.

Der Rechner oben hilft Ihnen bei der ersten rechtlichen Einordnung Ihres Betriebs. Für weitere Details können Sie den interaktiven Registrierkassen-Check anhand Ihrer Angaben aufrufen. Eine genaue Prüfung des Einzelfalls durch eine Steuerberatung ersetzt dieses Online-Ergebnis jedoch nicht.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Die gesetzlichen Basisangaben gelten seit 1. Jänner 2016 und sind in § 132a BAO festgeschrieben. Für Registrierkassen gelten seit 1. April 2017 zusätzliche Vorschriften der Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV genannt. [1, 4] Diese Verordnung verlangt spezielle technische Schutzmaßnahmen gegen nachträgliche Manipulationen an den gespeicherten Kassendaten.

Zwei ausdrücklich fiktive Musterbelege

Die nachfolgende Tabelle stellt die Pflichtfelder eines einfachen Belegs den Angaben eines Kassenbons gegenüber. Betriebsnamen, Belegnummern und Uhrzeiten sind frei erfunden, während Geldbeträge lediglich als Platzhalter dienen. Auf echten Kassenbelegen bildet der maschinenlesbare Code die gesetzlich geforderten Signaturdaten ab.

Quellen der Pflichtangaben: § 132a BAO sowie RKSV, erläutert durch WKO und USP [1, 4]. Stand: 9. Oktober 2026.

Empfehlung: Nutzen Sie im Kassensystem präzise Bezeichnungen wie „Großer Brauner“ anstelle unklarer Sammelbegriffe wie „Heißgetränk“. Eine Firmenanschrift ist kaufmännisch sinnvoll, gesetzlich verlangt die BAO auf dem Beleg aber nur die eindeutige Unternehmensbezeichnung.

Ist ein Zahlungsbeleg vom Kartenlesegerät ausreichend?

Ein reiner Zahlungsnachweis des Kartenterminals genügt nicht, wenn darauf gesetzliche Pflichtangaben des Belegs fehlen. [1] Der Terminalstreifen bestätigt die Zahlung, listet aber im Regelfall weder die bestellten Speisen noch deren Menge auf. Für das Finanzamt zählt allein der vollständige Inhalt, unabhängig vom technischen Gerät des Ausdrucks.

Händigen Sie Gästen daher immer einen vollwertigen Kassenbeleg mit allen gesetzlich geforderten Einzelpositionen aus. Verwenden Sie eine Registrierkasse, müssen auch alle RKSV-Zusatzmerkmale auf diesem Bon aufgedruckt sein. Praktische Hinweise zur technischen Anbindung von Geräten bietet der Leitfaden Kartenterminal und Kassenanbindung im Lokal.

Wann ist ein elektronischer Beleg zulässig?

Seit 1. Oktober 2026 ist die elektronische Belegerteilung mit digitaler Mitnahme dem gedruckten Papierbeleg rechtlich gleichgestellt. [3, 5] Laut BMF und WKO dürfen Sie Belege per E-Mail, App oder direkt am Kassenbildschirm bereitstellen. Das Bereitstellen digitaler Belege bleibt für Ihren Gastronomiebetrieb jedoch eine freiwillige Option.

Beim Auslesen vor Ort scannt der Gast einen QR-Code direkt vom Kundendisplay oder Kartengerät ab. Richten Sie das Kassensystem so ein, dass Gäste den Beleg unmittelbar auf ihrem Gerät speichern können. Das bloße Vorzeigen einer Rechnungssumme auf dem Bildschirm erfüllt die gesetzliche Belegerteilungspflicht keinesfalls.

Pflicht: Gäste sowie Kontrollorgane der Abgabenbehörde dürfen weiterhin jederzeit einen Ausdruck auf Papier verlangen. [3, 5] Dieses Verlangen nach einem Papierbeleg ist bis zum Geschäftsschluss desselben Kalendertags rechtlich zulässig. Halten Sie im laufenden Lokalbetrieb deshalb stets ausreichend Papierrollen und einen funktionierenden Drucker bereit.

Was es kostet

Für Bonrollen, Belegdrucker und Archivlösungen liegen in den amtlichen Richtlinien keine festen Richtwerte vor. Auch digitale Schnittstellen für elektronische Belege verursachen je nach Softwareanbieter unterschiedliche laufende Betriebskosten. Unbekannte Preise lassen sich an dieser Stelle nicht seriös beziffern, weshalb Sie Angebote genau vergleichen sollten.

Empfehlung: Klären Sie vor einer Anschaffung, wie Belegausgabe, Archivierung und der Papierdruck auf Verlangen zusammenarbeiten. Die Einführung digitaler Bons entbindet Sie zudem nicht von der Prüfung einer bestehenden Registrierkassenpflicht.

Wenn etwas schiefgeht

Stellen Sie fehlende Pflichtangaben fest, korrigieren Sie die Stammdaten in Ihrer Kassa vor weiteren Buchungen. Überprüfen Sie den nächsten erstellten Bon danach sorgfältig anhand der gesetzlichen Vorgaben für Belege. Bei technischen Problemen unterstützt Sie der Kassenanbieter, während steuerliche Fragen mit der Steuerberatung zu klären sind.

Verstöße gegen die Belegpflicht oder Registrierkassenpflicht stellen nach österreichischem Recht eine Finanzordnungswidrigkeit dar. Die Abgabenbehörde kann bei vorsätzlicher Nichtausgabe von Belegen empfindliche finanzstrafrechtliche Maßnahmen verhängen. Für alle Kontrollen und abgabenrechtlichen Prüfungen in Ihrem Betrieb ist ausschließlich das Finanzamt zuständig.

Wie werden Storno und Rückzahlung dokumentiert?

Korrigieren Sie Buchungsfehler ausschließlich über einen eigenständigen Stornobeleg mit einem klar ausgewiesenen Minusbetrag. [6] Bereits erstellte und abgespeicherte Belege dürfen im Kassensystem keinesfalls gelöscht oder überschrieben werden. Der Stornobon muss zwingend eine eindeutige Referenz zur ursprünglichen Belegnummer des Verkaufs aufweisen.

Wird Geld bar an Gäste zurückgezahlt, dokumentieren Sie diesen tatsächlichen Geldabfluss zusätzlich zum Storno. Empfehlung: Halten Sie Datum, Auszahlungsweg und den Grund der Rückbuchung nachvollziehbar im Betrieb fest. Bewahren Sie den ursprünglichen Verkaufsbeleg, den Stornobon sowie den Zahlungsnachweis stets gemeinsam im Belegarchiv auf.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung