Registrierkassenpflicht in Österreich: wer, ab wann, was zu tun ist

Ob ein Lokal eine Registrierkassa braucht, entscheiden zwei Zahlen: der Jahresumsatz des Betriebs und der Anteil, den Gäste bar oder mit Karte bezahlen. Der Check oben zeigt die Einschätzung für Ihre Zahlen. Hier steht, was dahintersteckt, welche Ausnahmen gelten und was Sie Schritt für Schritt erledigen.

Wer muss und ab wann

Nach § 131b der Bundesabgabenordnung (BAO) müssen Betriebe ihre Bareinnahmen einzeln mit einer elektronischen Registrierkassa erfassen, wenn der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 € übersteigt und die Barumsätze dieses Betriebs mehr als 7.500 € im Jahr betragen. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Wer genau 15.000 € umsetzt, liegt noch darunter.

Barumsatz ist dabei mehr als Bargeld. Auch Bankomat- und Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungen, Barschecks sowie Gutscheine und Bons, die Sie selbst ausgegeben haben, gelten als Barzahlung. In einem Café, in dem fast alle Gäste zahlen, bevor sie gehen, ist deshalb fast der ganze Umsatz Barumsatz.

Die Pflicht beginnt nicht am Tag des Überschreitens. Sie gilt ab Beginn des vierten Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden. Das Unternehmensserviceportal nennt ein Beispiel: Überschreiten im Februar bei monatlicher Voranmeldung, Pflicht ab 1. Juni. Bei vierteljährlicher Voranmeldung rechnen Sie vom Ende des Quartals.

Die Pflicht endet nur, wenn die Grenzen in einem Folgejahr nicht mehr überschritten werden und absehbar ist, dass das so bleibt. Dann entfällt sie mit Beginn des nächsten Kalenderjahres. Ein Saisonbetrieb, der über den Winter schließt, muss seine Kassa nicht abmelden.

Ausnahmen

Die Ausnahmen stehen in § 131 Abs. 4 BAO und in der Barumsatzverordnung 2015. Wo sie greifen, entfallen Registrierkassa und Belegerteilungspflicht, die Losung darf vereinfacht ermittelt werden.

Für Hütten und Umsätze im Freien wurde die Grenze mit 1.1.2026 von 30.000 € auf 45.000 € angehoben. Ältere Merkblätter nennen noch den alten Wert. Trifft die Ausnahme nur auf einen Teil der Umsätze zu, ist nur dieser Teil befreit. Ein Würstelstand mit Theke im Freien kann darunter fallen, ein Imbiss mit Gastraum nicht. Wird die Grenze überschritten, gilt die volle Pflicht wieder ab dem vierten Monat nach dem Voranmeldungszeitraum.

Was Sie konkret tun müssen

Die Kassa muss durch eine technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Jeder Barumsatz wird mit einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit signiert, die Signatur steht auf dem Beleg. Die Einheit kaufen Sie bei einem Vertrauensdiensteanbieter mit qualifiziertem Zertifikat, bei vielen Kassen-Apps ist sie als Cloud-Signatur ein Teil des Abos.

Dazu kommt die Datensicherung: Das Datenerfassungsprotokoll sichern Sie mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium. Die Frist 15. Februar steht nicht in der RKSV selbst, sondern im Erlass des Finanzministeriums, die Wirtschaftskammer nennt sie ebenso.

Auf jedem Beleg einer Registrierkassa stehen zusätzlich zu den allgemeinen Angaben die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, die Beträge getrennt nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code. Was allgemein auf einen Beleg gehört, steht im Beitrag zur Belegerteilungspflicht.

Was es kostet

Die laufenden Kosten der Pflicht stecken in Kassa und Signatur. Laut Preisseite von ready2order, Oktober 2026, kostet die Cloud-Signatur 12 € netto im Monat, die automatische Prüfung des Jahresbelegs 70 € im Jahr und die Kassenanmeldung samt Startbelegprüfung einmalig 69 €. helloCash verrechnet laut eigener Preisseite 139,90 € netto im Jahr an Signaturkosten zu jedem Tarif. Für orderbird bietet fiskaltrust ein Paket mit Signatur, Anmeldung und Jahresbelegen um 359 € im Jahr an. Welches System insgesamt günstiger ist, hängt stark vom Kartenumsatz ab: Der Kassenkosten-Rechner zeigt die Jahreskosten mit Ihren Zahlen.

Wenn etwas schiefgeht

Fällt die Signatureinheit aus, erfassen Sie die Umsätze auf einer anderen Kassa mit funktionierender Signatur. Geht das nicht, steht im Code statt der Signatur „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, gut sichtbar auch auf dem Beleg. Nach der Reparatur speichern Sie einen signierten Sammelbeleg mit Betrag 0. Fällt die ganze Kassa aus, schreiben Sie Belege händisch mit Zweitschrift und erfassen sie später nach.

Jeder Ausfall, der nicht nur vorübergehend ist, und jede Außerbetriebnahme wird ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline gemeldet, ebenso das Ende des Ausfalls. Wer vorsätzlich ohne Kassa oder ohne Sicherheitseinrichtung arbeitet oder keine Belege ausstellt, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit, die Strafe beträgt bis zu 5.000 €. Verbindliche Auskunft zu Ihrem Betrieb gibt das Finanzamt, für Einzelfragen hilft die Steuerberatung.

Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information für Gastronomiebetriebe in Österreich. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie bei der zuständigen Behörde; persönliche Beratung bieten Rechtsanwältinnen, Rechtsanwälte und Steuerberatungskanzleien. Information statt Beratung