Bestellen und Bezahlen am Tisch: Ablauf und Voraussetzungen

Für die Online-Zahlung beim Bestellen und Bezahlen am Tisch brauchen Sie eine Tischzuordnung, eine bestätigte Bestellung und eine angebundene Registrierkasse. Der Zahlungsdienstleister bestätigt die Kartenzahlung, während die Kassa den Beleg erstellt. Prüfen Sie vorab Teilzahlungen, Trinkgeld und einen Ersatzablauf bei technischen Ausfällen.

Was Sie wirklich brauchen

Für ein kleines Café reicht meist eine digitale Speisekarte, während das Serviceteam die Zahlung persönlich abwickelt. Eine Selbstbestellung mit Bezahlung am Tisch bleibt eine freiwillige Option. Die Unterschiede beschreibt der Ratgeber zur QR-Code-Speisekarte.

Ein größeres Restaurant braucht eine verlässliche Übergabe der Bons an Küche, Schank und Service. Bei Vorauszahlung muss die Zahlungsbestätigung sofort die Zubereitung auslösen. Auf einer Hütte zählt vor allem, wie das System bei Ausfällen des Internets weiterarbeitet.

Empfehlung: Behalten Sie die persönliche Bestellaufnahme durch das Personal immer als Alternative bei. Lassen Sie sich beim Anbieter neben der Gästeansicht auch die Kassa, die Küchenanzeige und die Fehlerbehandlung vorführen.

So setzen sich die Kosten zusammen

Vergleichen Sie feste Monatsgebühren, variable Provisionen und Transaktionskosten getrennt voneinander. Zu den Softwarekosten kommen oft Einrichtungsgebühren, Hardware, Kassenschnittstellen und laufende Kosten für die RKSV-Signatur hinzu. Die Registrierkassensicherheitsverordnung regelt in Österreich den Manipulationsschutz für Registrierkassen.

Die Übersicht zeigt beispielhafte Preisbausteine für die Tischbestellung. Preis- und Prüfstand: 8. Oktober 2026.

Ein niedriger Einstiegspreis deckt selten alle Ausgaben für den Tischbetrieb ab. Klären Sie verbindlich, welche Gebühren bei Zahlungen im Browser zusätzlich anfallen. Transaktionssätze stationärer Kartenterminals gelten in der Regel nicht für Zahlungen auf dem Gästetelefon.

Rechenbeispiel

Als Beispiel dient ein Wiener Kaffeehaus, das Tischbestellungen per QR-Code ergänzend testen möchte. resmio verlangt im Tarif Basic 0 € Grundgebühr und 2 % Bestellprovision, jeweils netto laut Preisseite vom 8. Oktober 2026.

Tragen Sie bekannte Kosten für Kassa, Hardware und Abrechnung in den Kassenkosten-Rechner oben ein. Ein Monatsbetrag steht erst fest, wenn Umsatz und Zahlungskonditionen bekannt sind. Hinweise zu mobilen Geräten bietet der Leitfaden zum Kartenterminal im Lokal.

Worauf Sie achten sollten

Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfristen, Zusatzgeräte und Wochenend-Support vor dem Abschluss. Klären Sie schriftlich, wann Gästegelder ausgezahlt werden und wie Rückbuchungen ablaufen. Fragen Sie den Softwareanbieter nach Exportformaten für die Buchhaltung.

Empfehlung: Halten Sie vertraglich fest, welche Kundendaten der Zahlungsanbieter speichert. Setzen Sie auf etablierte Zahlungsportale und prüfen Sie die Datenschutzerklärung für den Bezahlvorgang im Browser. Externe Bezahldienste entbinden Sie nicht von gesetzlichen Datenschutzpflichten.

Wie wird eine Bestellung dem richtigen Tisch zugeordnet?

Jeder Tischaufsteller benötigt einen QR-Code mit hinterlegter Tischnummer für die Kassa. Ein einfacher Weblink zur Speisekarte ohne Tischnummer kann keine automatisierte Zuordnung auslösen. Gäste sollten die Tischnummer vor dem Absenden überprüfen können.

Empfehlung: Kontrollieren Sie jeden gedruckten Aufsteller direkt an seinem Platz im Lokal. Klären Sie, wie das Serviceteam reagiert, wenn Gäste Tische wechseln oder Aufsteller vertauschen. Das Personal muss fehlerhafte Tischzuweisungen an der Kassa jederzeit manuell korrigieren können.

Wann wird eine Bestellung verbindlich angenommen?

Im Kassenablauf gilt ein Auftrag als angenommen, sobald das System die Übermittlung bestätigt. Bei Vorauszahlung muss der Gast den Bezahlvorgang im Browser abschließen. Ein gefüllter digitaler Warenkorb stellt rechtlich noch keinen verbindlichen Vertragsschluss dar.

Das System muss dem Gast signalisieren, ob der Auftrag angenommen oder abgewiesen wurde. Empfehlung: Legen Sie intern fest, wann Küche und Schank mit der Zubereitung beginnen dürfen. Fragen zu Geschäftsbedingungen für Online-Bestellungen klären Sie am besten mit dem WKO-Gründerservice.

Wie gelangen Bestellungen zu Küche und Service?

Eingehende Tischbestellungen sollten direkt auf einem Küchenmonitor erscheinen oder als Bon gedruckt werden. Das Serviceteam benötigt parallel eine Übersicht über alle aktiven Tische und deren Bearbeitungsstand. Diese Schnittstelle gilt als Empfehlung, um Verzögerungen im Betrieb zu vermeiden.

Die folgende Übersicht zeigt die Schritte bei Bezahlung nach dem Konsumieren. Bei Vorauszahlung muss der Zahlungsdienstleister die Transaktion vor dem Küchenbon bestätigen. Grundlage bilden die Angaben nach Quellen 24, 25 und 27 mit Prüfstand vom 8. Oktober 2026.

Bei Fragen zu Allergenen muss der Gast das Personal vor der Bestellung ansprechen können. Empfehlung: Klären Sie Sonderwünsche immer direkt mit der Küche. Freitextfelder im Bestellformular führen im Servicebetrieb oft zu Missverständnissen. Hinweise zur Kennzeichnung bietet die QR-Code-Speisekarten-Anleitung.

Wie funktionieren Teilzahlung und Trinkgeld?

Bei geteilten Rechnungen muss die Software bezahlte Beträge sofort verbuchen und die Restsumme ausweisen. Je nach System wählen Gäste einzelne Speisen oder einen Teilbetrag auf ihrem Bildschirm aus. Lassen Sie sich diese Funktion vorführen, da nicht jedes Kassensystem getrennte Zahlungen am Tisch beherrscht.

Trinkgeld bleibt eine freiwillige Option und sollte im Bezahlfenster einfach wählbar sein. Elektronisch bezahltes Trinkgeld müssen Sie in der Kassa getrennt vom Speisen- und Getränkeumsatz erfassen. Freiwillige Trinkgelder an Beschäftigte sind nach § 3 Abs. 1 Z 16a EStG steuerfrei.

Seit 1. Jänner 2026 gelten in Österreich bundesweit einheitliche Trinkgeldpauschalen für die Sozialversicherung laut WKO, Quelle 18. Die monatliche Beitragsgrundlage beträgt für Beschäftigte mit Inkasso 65 € und ohne Inkasso 45 €. Klären Sie die genaue Abrechnung mit Ihrer Steuerberatung. Prüfstand dieser Einordnung: 8. Oktober 2026.

Wie erhält der Gast seinen Beleg?

Nach Abschluss der Zahlung muss der Beleg digital abrufbar sein, etwa über einen Downloadlink oder QR-Code. Seit 1. Oktober 2026 ist die elektronische Belegerteilung gesetzlich erleichtert, gemäß BMF und WKO, Quellen 11 und 5. Gäste und die Finanzverwaltung behalten dennoch das Recht auf einen Papierbeleg.

Pflicht: Für jede Barzahlung nach dem Gesetz müssen Sie einen Beleg erstellen und aushändigen (§ 132a BAO). Eine reine Bestätigung des Zahlungsabwicklers gilt steuerlich nicht als Beleg der Registrierkasse. Testen Sie den digitalen Belegabruf am Handy und den Bondrucker an der Kassa daher gemeinsam.

Was geschieht bei falscher Bestellung oder Verbindungsausfall?

Bei Fehlbestellungen muss die Servicekraft eingreifen und Positionen in der Kassa über eine Stornofunktion bereinigen können. Informieren Sie die Küche sofort, damit stornierte Speisen nicht zubereitet werden. Wurde der Betrag bereits online abgebucht, wickeln Sie die Rückzahlung nachvollziehbar über den Zahlungsdienstleister ab.

Empfehlung: Prüfen Sie bei Verbindungsabbrüchen zuerst den Status im Kassenportal, bevor Sie den Tisch erneut abkassieren. Ein ladender Browser am Smartphone bedeutet nicht, dass eine Zahlung wirklich abgebrochen wurde. Halten Sie unklare Buchungen schriftlich fest und kontaktieren Sie bei wiederholten Störungen den Kundendienst.

Halten Sie für Netzausfälle immer gedruckte Speisekarten und analoge Kellnerblöcke bereit. Klären Sie mit dem Kassenanbieter, welche Schritte bei unterbrochener Internetverbindung lokal weiterlaufen. Eine unterbrechungsfreie Offline-Fähigkeit für browserbasierte Online-Zahlungen existiert technisch nicht.

Pflichten, die mitkommen

Die Registrierkassenpflicht in der Gastronomie knüpft an den Jahresumsatz und den Barumsatz Ihres Betriebs an (§ 131b BAO). Seit 1. Jänner 2016 gilt die Pflicht ab 15.000 € Gesamtumsatz pro Kalenderjahr, sofern die Barumsätze 7.500 € überschreiten (Quelle 1). Prüfstand dieser gesetzlichen Schwellen: 8. Oktober 2026.

Als Barumsatz gelten neben Bargeld auch Zahlungen mit Debitkarten, Kreditkarten und Online-Verfahren am Tisch. Seit 1. Jänner 2026 gilt für Umsätze im Freien sowie für Schutzhütten eine Grenze von 45.000 € netto jährlich. Ausnahmen greifen ausschließlich dann, wenn alle gesetzlichen Voraussetzungen lückenlos erfüllt sind.

Bei unverpackten Lebensmitteln besteht nach der Lebensmittelinformationsverordnung die Pflicht, über 14 Allergengruppen zu informieren. Eine Online-Karte entbindet Sie nicht von dieser Auskunftspflicht. Verbindliche Auskünfte zu Betriebsanlage und Steuern erteilen die zuständige Bezirkshauptmannschaft, das Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Bonleiste ist ein unabhängiges Informationsportal und vertreibt keine Kassen- oder Gastro-Software. Dieser Beitrag bietet einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Es besteht keinerlei Verbindung zu früheren Domaininhabern oder Softwareanbietern.

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